Er zijn zoveel websites waarbij je een kaartje of uitnodiging kunt maken of laten maken. Vaak is er keuze uit een aantal standaard ontwerpen, maar tegenwoordig kun je uitnodigingen ook customizen met je eigen huisstijl en beeldmateriaal. Maar voor iedereen gelden verschillende do’s en don’ts bij het maken van een uitnodiging. Wij zetten ze voor je op een rijtje.
5 do’s
Deze 5 punten zijn essentieel voor het maken en versturen van je uitnodiging. Door onderstaande zaken toe te passen, is de kans groter dat jouw uitnodiging in de smaak valt en dat je evenement goed bezocht wordt.
1. Maak de uitnodiging aantrekkelijk
Dat klinkt nogal vanzelfsprekend, maar dat is het niet. Zorg niet alleen voor een aansprekend ontwerp maar kies ook voor een opvallende, originele tekst. Hiermee val je sneller op dan wanneer je uitnodigingen met een standaard tekst verstuurt. Personalisering is daarbij cruciaal, omdat je hiermee ook de band met je klanten en relaties versterkt.
2. Spreek de genodigden op de juiste manier aan
Deze ‘do’ richt zich specifiek op de tekst. Hoe je de genodigden aanspreekt is erg bepalend voor het succes van je uitnodiging. Tussen formeel of informeel aanspreken zit een groot verschil!
3. Huur een professional in als je het zelf niet kunt
Niet iedereen is even creatief en ook niet elke website maakt mooie uitnodigingen. Wil je een echt originele uitnodiging versturen, huur dan een vormgever in die je kan helpen met het ontwerp. En kun je geen creatieve tekst bedenken, laat je dan ondersteunen door een tekstschrijver. Daarmee vergroot je de kans op succes aanzienlijk.
4. Verstrek de belangrijkste informatie
Natuurlijk is het belangrijk dat je creatief bent met de tekst op de uitnodiging, maar bepaalde informatie mag nu eenmaal niet ontbreken. Dat zijn uiteraard de datum, locatie en aanvang van het evenement. Maar denk er bijvoorbeeld ook aan dat het duidelijk moet zijn voor welk type evenement je iemand uitnodigt. Is het een beurs, een bedrijfsfeestje, of iets anders? Voeg eventueel ook een programma bij en vermeld een dresscode als je wilt dat iedereen op een bepaalde manier gekleed is. Tot slot kun je genodigden vragen om te laten weten of ze aanwezig zullen zijn bij de gelegenheid.
5. Zet social media in
Een uitnodiging is vaak heel gericht, maar als het type evenement het toelaat kun je ook besluiten je uitnodiging extra kracht bij te zetten via social media. Door via Facebook en Twitter bekend te maken dat je evenement organiseert of ergens aanwezig bent waar ‘iedereen’ mag komen, bereik je veel meer mensen.
5 don’ts
Deze fouten dien je koste wat het kost te vermijden. Ze kunnen van zeer negatieve invloed zijn op het succes van je evenement.
1. Niet voldoende frankeren
Verzend je de uitnodigingen via de post? Zorg dan voor voldoende postzegels! Uiteraard niet van toepassing als je voor digitale uitnodigingen gaat.
2. Niet correcte of incomplete adreslijst
Dit geldt zowel voor online als offline uitnodigingen. Verstuur je de uitnodiging via een mailprogramma met een adreslijst? Check deze lijst dan heel goed, want als er fouten in zitten nodig je mensen uit waarvan je niet wilt dat ze komen. Of mensen van wie je wilt dat ze wél komen, missen de uitnodiging omdat ze niet of met incorrecte gegevens in de lijst staan. Hetzelfde geldt uiteraard voor de offline adreslijst – loop dit altijd even goed na.
3. Onduidelijk lettertype
Zorg voor een duidelijk leesbaar font en voor een lettergrootte die je makkelijk kunt lezen. Dat betekent niet te klein, maar ook zeker niet te groot! Besluit in elk geval niet last-minute het lettertype flink te verkleinen als de tekst niet helemaal op je uitnodiging past – dit maakt misschien dat mensen de uitnodiging helemaal niet meer lezen.
4. Spelfouten
Dit is er eentje die ‘pretty obvious’ is, maar toch komen spelfouten nog steeds heel veel voor in professionele uitnodigingen. Dit komt ontzettend slordig en onverzorgd over en heeft een negatieve impact op het imago van je bedrijf. Zorg er dus voor dat je de tekst op de uitnodiging goed laat controleren door iemand die uitstekend Nederlands beheerst.
5. Geen parkeergelegenheid
Als je zelf geen parkeergelegenheid hebt geregeld voor je bezoekers, dien je duidelijk aan te geven waar ze wel kunnen parkeren en of dit betaald is. Het kan nogal verkeerd overkomen als de genodigden met de auto jouw evenement willen bezoeken en ter plaatse tot de conclusie komen dat ze met torenhoge parkeerkosten te maken krijgen. Vergeet hier dus niet aan te denken, zowel in de organisatie als in het maken van de uitnodiging!
Veel succes bij het maken van de uitnodigingen en het organiseren van je evenement! Wil je nog meer inspiratie? Lees dan ook nog dit blog om jouw uitnodiging extra te laten opvallen.